Nebenkostenabrechnung prüfen

Betriebskosten- & Nebenkostenabrechnung prüfen

Die Nebenkostenabrechnung birgt oft viele Unklarheiten. Abgerechnete Betriebskosten sorgen nicht selten für Uneinigkeiten zwischen Mieter und Vermieter. Daher ist es ratsam, eine unabhängige Meinung zur Abrechnung von Nebenkosten einzuholen.

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Nebenkostenabrechnung: Das sollten Sie wissen

Einmal im Jahr erhält jeder Mieter eine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter. Dort sind alle Kosten aufgeschlüsselt, die zusätzlich zur Miete anfallen. Wurden bei der Warmmiete zu viele Nebenkosten berechnet, bekommt der Mieter eine Rückzahlung. Wenn allerdings zu wenige Kosten berechnet wurden, muss der Mieter nachzahlen. Da die Nebenkostenabrechnung in manchen Fällen fehlerhaft ist, lohnt es sich, diese genau zu überprüfen.

Was sind Nebenkosten?

Nebenkostenabrechnung prüfen

Vergessen Sie nicht Ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen (Foto: fovito/fotolia.com)

Die Begriffe „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ führen häufig zu Verwirrungen. Im alltäglichen Sprachgebrauch sind die Nebenkosten gebräuchlicher und werden synonym zu den Betriebskosten verwendet. Gleiches gilt für die Nebenkostenabrechnung und die Betriebskostenabrechnung. In ihrer tatsächlichen Bedeutung werden Nebenkosten als alle Kosten definiert, die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie anfallen. Hierzu existiert keine exakte rechtliche Klärung oder Abgrenzung. So fallen unter diesen Sammelbegriff die Bewirtschaftungskosten für Instandhaltung und Verwaltung sowie die Betriebskosten. Die Bewirtschaftungskosten muss der Vermieter aus der eigenen Kasse bestreiten. Er kann sie zwar über die Kaltmiete kassieren, jedoch nicht zusätzlich auf die Mieter umlegen.

Die Betriebskosten hingegen zahlt der Mieter anteilig, sofern der Mietvertrag dies vorsieht. Hat der Vermieter versäumt, einzelne Nebenkostenarten vertraglich festzuhalten, muss er die Kosten selbst tragen.

Inhalt der Betriebskostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung prüfen

Foto: fovito/fotolia.com

 

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche Kosten mit der Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden dürfen. Dazu gehören laut §2 BetrKV folgende:

  • Grundsteuer (laufende öffentliche Lasten)
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung von Haus und Grundstück
  • Aufzug
  • Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung des Außenbereichs, des Treppenhauses und der Gemeinschaftsräume
  • Schornsteinreinigung
  • Sach- und Haftpflichtversicherung (Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für Gebäude, Öltank und Aufzug)
  • Hauswart
  • Gemeinschaftliche Antennenanlage
  • Gemeinschafts-Waschmaschinen und -Trockner (Strom, Wartung und Pflege)
  • Eis- und Schneebeseitigung (Winterdienst)
  • Sonstige Betriebskosten (beispielsweise für eine gemeinschaftlich genutzte Sauna oder einen Concierge)

Die Heizkosten sind ein Sonderfall: Nur wenn das Gebäude eine Zentralheizung besitzt, sind sie Teil der Betriebskostenabrechnung. Werden die Wohnungen eines Mehrfamilienhauses dezentral über Gasthermen oder Nachtspeicheröfen versorgt, rechnet der Mieter seinen Verbrauch direkt mit dem Versorgungsunternehmen ab.

Formale Bestimmungen

Ist die Nebenkostenabrechnung inhaltlich nicht korrekt, so ist sie nicht automatisch ungültig. Sofern die nachträglichen Änderungen nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter sie korrigieren. Jedoch muss die Abrechnung formale Mindestanforderungen erfüllen, damit sie gültig ist. Aus diesem Grund beinhaltet die Nebenkostenaufstellung folgende Angaben:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des angewendeten Verteilerschlüssels
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug eventueller Vorauszahlungen durch den Mieter

Das bedeutet: Der Vermieter muss die Gesamtkosten unbedingt einzeln aufschlüsseln. Benennt er Kosten beispielsweise als „Sonstiges“ ohne nähere Definition, können Mieter diese nicht nachvollziehen und deshalb Widerspruch einlegen.

Zudem ist der Vermieter verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Das bedeutet, dass er die Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember bis spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres erstellen muss. Hält er diese Frist aus eigenem Verschulden nicht ein, verliert er den Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen. Nach Erhalt der Abrechnung kann der Mieter maximal ein Jahr lang Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung erheben.

Nebenkostenabrechnung prüfen für Mieter

Nebenkostenabrechnung prüfen

Mieter sollten immer ihre Nebenkostenabrechnung prüfen. Foto: Image Point Fr/ shutterstock.com

Hat der Mieter den Eindruck, dass seine Nebenkosten- abrechnung in ihrer Form oder ihrem Inhalt fehlerhaft ist, kann er Belegeinsicht fordern. Der Vermieter ist verpflichtet, Einblick in die originalen Unterlagen zu gewähren (Urteil des Bundesgerichtshofes, Az.: VIII ZR 78/04). Dazu zählen Rechnungen wie beispielsweise die des Hausmeisters und des Stromversorgers. Zudem sind auch Bescheide wie der Grundsteuerbescheid des Finanzamts vorzulegen. Kostenaufstellungen des Vermieters gehören nicht zu den Originaldokumenten.

Der Vermieter ist jedoch nicht verpflichtet, Kopien der Belege anzufertigen und an den Mieter zu senden. Eine große räumliche Entfernung zwischen Mieter und Vermieter stellt einen Ausnahmefall dar. Dann kann der Mieter Belegkopien anfordern, muss dem Vermieter aber die Kosten erstatten. Haben Mieter und Vermieter einen Termin zur Belegeinsicht vereinbart, findet dieser in der Regel in den Räumen des Vermieters oder der Hausverwaltung statt. Der Mieter hat das Recht, einen Fachmann mitzunehmen und sich angemessen viel Zeit zu nehmen, um die Belege seiner Nebenkostenabrechnung zu prüfen.

Des Weiteren lohnt sich ein Blick in den Verteilerschlüssel. Dies ist der Umlagemaßstab, der die Gesamtkosten auf die Wohnungen einer Immobilie aufteilt. Eine Aufteilung kann nach Wohnfläche in Quadratmetern, Anzahl der Bewohner, Anzahl der Wohneinheiten oder nach tatsächlichem Verbrauch erfolgen.
Welcher Verteilerschlüssel Anwendung findet, steht im Mietvertrag. Ist dies nicht der Fall, sind die Nebenkosten laut §556a BGB gemäß dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Eine Ausnahme gibt es bei der
Heizkostenabrechnung: Laut Heizkostenverordnung sind die Heizkosten überwiegend verbrauchsabhängig abzurechnen. Eine nachträgliche Änderung des Umlagemaßstabes ist in seltenen Fällen und mit Zustimmung des Mieters möglich. Allerdings ist sie verpflichtend, wenn im Nachhinein Geräte zur Verbrauchserfassung wie Wasseruhren installiert werden. Dann zählt der tatsächliche Verbrauch. Unabhängig davon, was im Mietvertrag steht.

Bleiben dem Mieter noch Zweifel an der Korrektheit seiner Nebenkostenabrechnung, kann er diese von einem Experten für Mietrecht prüfen lassen. Eine Möglichkeit ist die Durchsicht der Unterlagen durch den Mieterschutzbund oder durch einen Anwalt dieses Fachgebiets. Eine kostengünstige Alternative ist der Online-Check. Hierbei füllt der Nutzer ein Online-Formular aus, welches an die Rechtsexperten eines bestimmten Anbieters wie beispielsweise Mineko gesendet wird. Diese prüfen dann die Nebenkostenabrechnung und zeigen das individuelle Einsparpotenzial auf.

So funktioniert der Online-Check

Nebenkostenabrechnung prüfen

Foto: Andrey_Popov/ shutterstock.com

Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung durch die Experten von Mineko prüfen lassen möchten, geben Sie in das Formular zunächst die Stadt ein, in der Sie leben nennen Sie die Anzahl der Personen, die in Ihrem Haushalt wohnen. Das Feld darunter ermöglicht ergänzende Informationen zu Ihrer Nebenkostenabrechnung. Beispielsweise können Sie hier eintragen, wann Sie die Abrechnung von Ihrem Vermieter erhalten haben. Nach der Eingabe Ihres Namens und einer Kontaktmöglichkeit laden Sie die Nebenkostenabrechnung und Ihren Mietvertrag hoch. Dazu benötigen Sie die Abrechnung in digitaler Form. Falls Sie diese in Papierform vorliegen haben, fotografieren Sie das Original ab und laden es auf Ihren Computer. Alternativ scannen Sie es ein. Anschließend laden Sie es in das Formular von Mineko hoch. Daneben besteht die Möglichkeit, uns die Unterlagen per Post oder Fax zukommen zu lassen. Die Prüfung ist für Sie kostenfrei.

Für MINEKO arbeiten Anwälte und Volljuristen, welche über jahrelange Erfahrung im Bereich Nebenkosten und Mietrecht verfügen. Die Anwälte benötigen nach Erhalt Ihres Auftrags 24 Stunden, um die Abrechnung formell und inhaltlich zu prüfen. Des Weiteren kontrollieren die Fachleute die Umlagefähigkeit der aufgelisteten Nebenkosten und die Korrektheit der Verteilerschlüssel. Danach erhalten Sie per E-Mail eine Mitteilung über das Prüfergebnis. Falls die Nebenkostenabrechnung nicht korrekt ist, erhalten Sie außerdem ein Angebot zur Übernahme Ihrer Forderung gegen den Vermieter. Im Anschluss holen wir von Ihrem Vermieter zu viel gezahltes Geld zurück..