Betriebskostenabrechnung 2019: Tipps für Vermieter

Jedes Jahr werden Vermieter mit derselben Herausforderung konfrontiert: Der Erstellung der Betriebskostenabrechnung. Gerade private Vermieter oder Vermieter von kleinen Immobilien sind sich oft unsicher, was es zu beachten gilt. Unsere Tipps helfen Ihnen, Ihre Betriebskostenabrechnung sicher und vollständig zu erstellen.

Abrechnungsfrist: Wann muss die Abrechnung ausgestellt werden?

Um die Betriebskostenabrechnung rechtskonform durchzuführen, müssen Sie diese spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zukommen lassen. Für die Abrechnung vom 1. Januar 2018 bis zum 31. Dezember 2018 müssen Sie diese also bis spätestens 31. Dezember 2019 dem Mieter aushändigen.

Betriebskostenabrechnung

Betriebskosten richtige abrechnen

Sollte Sie als Vermieter diese Frist verpassen, besteht kein Anspruch auf Nachforderung. Von Seiten des Mieters bleibt in diesem Fall aber trotzdem ein Anspruch auf ein entstandenes Guthaben bestehen, dass Sie als Vermieter auszahlen müssen. Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung ist der Mieter verpflichtet, diese innerhalb eines Monats zu zahlen.

Abrechnungszeitraum: Welcher Zeitraum wird abgerechnet?

Bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung gilt es des Weiteren den korrekten Zeitraum abzurechnen. Dieser umfasst maximal die letzten 12 Monate. Eine Abrechnung, die diese 12 Monate überschreitet ist nicht rechtskonform und gibt dem Mieter mitunter das Recht eine Nachzahlung zu verweigern. Im Regelfall werden die Monate von Januar bis Dezember eines Jahres abgerechnet, allerdings ist es genau so möglich von zum Beispiel August des einen Jahres bis Juli des nächsten Jahres abzurechnen, solange die 12-Monats-Grenze nicht überschritten wird.

Aufschlüsselung: Welche Betriebskosten werden abgerechnet?

Damit der Mieter die Betriebskosten überprüfen und nachvollziehen kann, sind Sie als Vermieter verpflichtet alle Posten genau zu benennen. Das heißt, Sie müssen alle Betriebskosten aufführen und aufschlüsseln. Kosten als „sonstige Betriebskosten“ abzurechnen, ohne diese genauer zu erklären, ist nicht zulässig. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie die Betriebskosten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs in §2 der Betriebskostenverordnung auflisten.

Verteilerschlüssel: Wie werden die Kosten verteilt?

Neben der korrekten Aufschlüsselung der einzelnen Betriebskosten ist es genau so wichtig den richtigen Verteilerschlüssel zu wählen. Der Verteilerschlüssel gibt an, wie die angefallenen Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Dabei gibt es grundsätzlich 4 Varianten: Die Verteilung nach Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder nach Personenzahl. Bereits zu Beginn des Mietverhältnisses sollten Sie sich daher Gedanken machen, wie Sie die Kosten verteilen möchten. Legen Sie keinen Verteilerschlüssel fest, erfolgt die Abrechnung nach der Wohnfläche. Die Heizkosten stellen eine besondere Art der Betriebskosten dar und werden deshalb anders abgerechnet. Es ist geregelt, dass Heizkosten zu mindestens 50% und höchstens 70% nach tatsächlichem Verbrauch verteilt werden. Die restlichen 30% – 50% werden dann verbrauchsunabhängig verteilt.

Kostenarten: Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten

Als Vermieter können Sie die meisten Kosten auf den Mieter abwälzen, allerdings gibt es auch Kosten, die Sie tragen müssen. Betriebskosten können aber nur auf den Mieter umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag festgehalten wurde. Eine Nennung aller einzelnen Kategorien ist hier nicht nötig. Unter dem Begriff „Betriebskosten“ verstehen sich alle üblichen umlagefähigen Kosten.
Zu den umlagefähige Kosten zählen zum Beispiel die Grundsteuer, die Abwassergebühr, Versicherung, Kosten für Gebäudereinigung, Müllentsorgung und Gartenpflege, warme Betriebskosten und weitere Nebenkosten.
Die nicht umlagefähige Kosten enthalten Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung.

Überprüfung: Wurde die Betriebskostenabrechnung richtig erstellt?

Als letzten Schritt zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung sollten Sie noch einmal folgende Checkliste durchgehen:

  • Abrechnungszeitraum überprüfen
  • Zusammenstellung der Kosten überprüfen
  • Nennung und Erläuterung des Verteilerschlüssels
  • Kostenanteil des Mieters angeben
  • Verrechnung des Kostenanteils mit den geleisteten Vorauszahlungen

 

Mit diesen Tipps sind Sie gut vorbereitet Ihre Betriebskostenabrechnung ordnungsgemäß und rechtskonform zu erstellen.

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